Patrice Porion a très aimablement répondu à notre demande de le rencontrer à Dunkerque, et a proposé de venir avec son collègue le Docteur Pierre Evesque. Dans le même temps, Guillaume BERTELOOT a trouvé au cours d'une recherche sur internet, l'adresse d'un étudiant de l'École Normale Supérieure de la rue d'Ulm qui présentait sur une page ses travaux sur le sujet des matériaux granulaires. Il lui a envoyé un e-mail, auquel l'étudiant, Adrian Daerr, a aussitôt répondu très aimablement.
Après avoir réalisé, le mercredi 23 avril, un sondage par téléphone auprès des entreprises susceptibles d'être intéressées par notre conférence, nous avons proposé notre idée aux deux chercheurs qui ont accepté avec enthousiasme d'y participer. Ayant convenu de la date du vendredi 5 juin 1998, nous avons répété notre offre au près des entreprises par téléphone, dès le mercredi 30 avril. Puis nous avons rédigé une cinquantaine de lettres d'invitation et de confirmation d'inscription à la conférence que nous avons envoyé aux officiels et aux entreprises. Nous visions les chefs d'entreprises qui traitent de la matière en grains, c'est à dire des cimentiers, des gestionnaires du port, des entrepreneurs de travaux publics, des transformateurs de céréales. Le carnet d'adresses nous a été fourni par le CREID (Centre de Recherche en Environnement Industriel de Dunkerque), sous forme d'adresses autocollantes. Les rappels par téléphone qui ont suivi le postage ont été pour la plupart décevants. Deux personnes sont finalement venues sur la cinquantaine qui avaient ainsi été contactées. D'un autre côté, les professeurs de classes préparatoires qui avaient eu l'information ont eu plus de succès : ce sont vingt élèves de Spé du lycée Jean Bart qui sont venus assister à la conférence.
Enfin, ayant reçu le programme des maîtres conférenciers, nous avons réalisé les dossiers à remettre à chaque participant à la conférence.